Organiser un événement
Contenu mis à jour le 02.10.23
Pour organiser un événement sur le territoire de la commune de Millau, il est impératif de compléter le dossier de logistique et de sécurité.
Pour les nouveaux événements un courrier devra être adressé préalablement à Madame la maire de Millau.
Déposer son dossier
Tous les dossiers sont à transmettre :
Par mail :
guichetvieassociative@millau.fr
En main propre sur rendez-vous :
- Les mardis, mercredis et jeudi
- 05. 65. 59. 50. 32
- Centre technique municipal, rue Étienne Delmas, 12100 Millau
Comment organiser un événement ?
Remplir le dossier de demande de manifestation et les fiches correspondantes en fonction de la nature de la manifestation et de vos besoins. Vous pouvez aussi compléter le dossier complet.
Le délai d'instruction du dossier est de trois mois
Pour les événements sur la voie publique ou regroupant plus de 1000 personnes.
Pour les événements organisés dans une salle municipale ou sur la voie publique.
Réserver une salle
Cliquez sur le lien ci-dessus pour consulter la procédure de réservation de salles et leurs caractéristiques techniques.
Organiser un événement sportif
Organiser une manifestation sportive sur voie publique ouverte à la circulation autre que véhicule à moteur (randonnée, course) nécéssite des demandes spécifiques.
Réserver un équipement sportif
- Compléter la fiche de résveration d'une installation sportive
- Compléter la fiche de sécurité
- Envoyer ces éléments accompagnés de l'attestation d'assurance responsabilité civile
Pour les événements sportifs et randonnées sans classement de plus de 100 personnes
Faire la demande sur la plate-forme manifestation sportive (délai de traitement un mois)
Pour les événements sportifs et courses avec classement
Faire la demande sur la plate-forme manifestation sportive (délai de traitement deux mois)
Réserver un espace public
Le délai d'instruction de la demande est de 6 semaines
- Compléter la demande d'occupation du domaine public
- Compléter la fiche de sécurité publique
- Dessiner un plan de la manifestation avec les dimensions souhaitées
- Envoyer ces éléments accompagnés de l'attestation d'assurance responsabilité civile
Réserver uniquement du matériel
Le délai d'instruction de la demande est de 2 mois
* Matériel loué dans la limite des stocks disponibles
Ouvrir uniquement un débit de boisson (buvette)
Le délai d'instruction de la demande est de 1 mois
Consulter la tarification en vigueur
Communiquer sur un évènement
En digital
La Ville de Millau dispose de différents canaux digitaux : site internet et réseaux sociaux pour faire la promotion de votre évènement.
Pour y faire figurer un événement, merci d'envoyer un visuel (affiche ou photo), un descriptif de l'évènement et les infos pratiques au service communication de la ville.
Affichage sucette
La ville dispose d'un réseau d'affichage urbain appelé sucette, composé de 53 emplacements. Une fasse est réservée à l'affichage des évènements de la ville et des associations locales. Vous souhaitez bénéficier d'un réseau ?
Prenez contact avec le service communication de la ville pour vérifier la disponibilité des réseaux.
L'affichage dans les sucettes est offert par la Ville, seule l'impression des affiches est à la charge des associations.
Pour faire une demande d'affichage
- rédiger un mail à l'attention du service communication (communication@millau.fr) en précisant :
- votre événement,
- la date, le lieu,
- la semaine d'affichage souhaitée.
Merci de préciser si vous souhaitez récupérer vos affiches après leur dépose.
- votre demande est traitée directement par le service communication qui revient vers vous par mail pour vous indiquer / confirmer les disponibilités.
Il est demandé :
- d'imprimer par vos soins 18 à 19 affiches, au format 120 x 176 cm
- une fois imprimées, les affiches sont à livrer directement aux Charmettes (220, rue de Roquefort à Millau) 1 semaine avant leur 1er jour d'affichage.
En cas de non-respect des modalités (format, délais, etc.), l'affichage de votre événement ne peut être garanti.
À savoir :
- Les réservations peuvent être effectuées tout au long de l'année.
- Il est conseillé de contacter le plus tôt possible le service communication soit via leur adresse mail, soit via le dossier de manifestation du Guichet de la Vie Associative pour votre demande d'affichage.
- Les demandes sont traitées selon leur ordre d'arrivée. Toutefois les disponibilités ne sont pas garanties car les plannings se remplissent très rapidement.
- Un réseau d'affichage équivaut à 18 faces de mobiliers urbains. Il n'est donc pas possible de faire une demande pour moins de 18 affiches.
- L'affichage est limité à une semaine.
- L'affichage est fait du lundi au dimanche, hors jours fériés (si le lundi est férié, les affiches sont alors installées le mardi ou le mercredi qui suit).
- Pour réserver un créneau sur l'année suivante, les réservations ne sont possibles qu'à partir du mois de septembre de l'année courante.
- Si le service communication n'a pas été informé que vous souhaitiez récupérer votre campagne d'affichage, les affiches sont recyclées après leur dépose.
- En cas d'annulation de votre événement, ou de volonté de ne plus bénéficier d'un réseau, merci d'en avertir le plus rapidement possible le service communication.
Affichage commercial
Vous êtes une entreprise et vous souhaitez communiquer dans le réseau de sucette ? Contactez le commercial de l'entreprise Védiaud pour connaître les tarifs de la publicité, les réseaux concernés et les disponbilités d'affichage.
- Contact : 07 84 95 35 54
Panneaux libre expression
21 panneaux de libre expression permettent d'afficher votre évèmenent librement et gratuitement.